E-Mail-Archivierung und die weiteren Vorteile

Haben auch Sie zu Ihren Kunden Mailverkehr und müssen eine E-Mail-Archivierung einführen?  Sie fragen sich, was für einen Nutzen diese neben den gesetzlichen Vorschriften noch mit sich bringt?

Dann sind Sie bei mir vollkommen richtig! Und dieses Produkt ist optimal mit dem Produkt Managed Office 365 abgestimmt!

Es gibt viele Aspekte warum eine E-Mail-Archivierung sinnvoll ist und warum Sie die Kosten nicht scheuen sollten:

  1. Rechtliche Anforderungen erfüllen

Auch wie Geschäftsbriefe müssen E-Mails manipulationssicher, jederzeit auffindbar und Nachvollziehbar archiviert werden (GoBD). Zusätzlich könnte die Mail-Archivierung Ihnen helfen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch Aufbewahrungsrichtlinien einzuhalten. Werden Sie einer Wirtschaftsprüfung unterzogen, so kann ein spezieller Auditor-Zugriff mit kompletter Protokollierung eingerichtet werden.

  1. Schutz vor Datenverlust

Die Mail-Archivierung kann auch zusätzlich als Datensicherung genutzt werden, da alle E-Mails noch vor der Zustellung in die Postfächer archiviert und somit gesichert werden.

  1. Backup und Wiederherstellung vereinfachen

Bestimmt hatten Sie auch schon einmal einen Ausfall vom lokalen Mailserver. Ihr Archiv bleibt aber weiterhin im Zugriff. Anwender, sofern Sie einen Benutzer eingerichtet haben, können mit wenigen Klicks auf das Archiv zugreifen und E-Mails wiederherstellen.

Es muss kein weiteres Personal, wie z. B. die IT beauftragt werden eine Mail aus dem Backup zu suchen und wiederherzustellen

  1. Speicheranforderungen reduzieren

Sind E-Mails archiviert worden, so können diese auch regelbasiert vom E-Mail Server gelöscht werden und somit Speicherplatz und Zeit bei dem Backup gespart werden.

  1. Produktivität steigern

Die E-Mail-Archivierung enthält eine schnelle Volltextsuche auch über Dateianhänge. Bestehende Ordnerstrukturen bleiben erhalten. Postfachbegrenzungen werden den Arbeitsablauf nicht mehr stören.

Sie erhalten eine Software und ein Webportal, indem Sie Ihre Archivierungsregeln und Postfächer konfigurieren können. Wenn Sie keine eigene IT Abteilung haben unterstütze ich Sie gerne.

Weitere Informationen:

Die E-Mail-Archivierung ist in deutschen Rechenzentrum. Des Weiteren werden die Server einer regelmäßigen Zertifizierung  auf Grundlage des Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW (Die Prüfung von Softwareprodukten IDW PS 880) und unter Berücksichtigung aller Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen unterzogen.


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Basic’s um sein Windows zu sichern

Hier möchte ich Ihnen eine kurze Anleitung geben, wie Sie Ihr Windows mindestens absichern sollten. Wie Sie was und wo einstellen können folgt in weiteren Beiträgen, da dies sonst den Rahmen sprengen würde.

Sicheres Kennwort / Bildcode

Es sollte aus Groß-und Kleinbuchstaben in gemischter Schreibweise sowie Sonderzeichen bestehen und mindestens 10 Zeichen lang sein. Achten Sie beim einzugebenden Kennworthinweis darauf, dass er wirklich nur Ihnen und nicht auch Fremden hilft.  

In Windows 10 können Sie sich alternativ zu einem Passwort auch mit einem Bildcode, also einer zuvor festgelegten Finger-oder Mausgeste auf einem Foto anmelden – ideal ist das für Geräte mit Touch-Funktion, doch auch am Desktop-PC funktioniert es. Einrichten lässt sich der Bildcode in den PC-Einstellungen direkt unter dem Passwort. Suchen Sie sich ein Foto aus Ihrer Sammlung aus und zeichnen dann an beliebiger Stelle drei Gesten darauf: Das können Kreise, Linien oder Wischbewegungen sein. Sollten Sie die Gesten später vergessen haben, ist auch eine Anmeldung mit Ihrem Passwort möglich.

System- und Appupdates

Konfigurieren Sie Ihr Windows, so dass Windowsystem- und Appupdates immer auf den aktuellsten Stand sind.

Virenscanner

Windows bringt von sich aus den Defender als Virenscanner mit. Dieser sollte mindestens aktiv und immer auf den neuesten Stand sein. Möchten Sie eine umfassenderen Schutz erhalten, so können Drittanbieter wie z. B. ESET zum Einsatz kommen.

Firewall

Auch eine Firewall ist standardmäßig im Windows enthalten. Die Grundkonfiguration ist bereits für ein normales Arbeiten mit Officeprodukten voreingestellt. Geblockt werden u. a. der Remotezugriff auf ein Windowssystem.